Работа в любой компании подразумевает коллективный труд. Это не гимн индивидуальностей, но единая система взаимодействия. Каждый сотрудник, так или иначе, общаемся с коллегами для получения помощи или определенных услуг.

По мере роста компании объем информационного обмена между сотрудниками становится весьма значительным. Подразделения обмениваются колоссальным объемом данных, а вопрос их эффективной работы и прозрачной системы регистрации и контроля становится более чем актуальным.

Именно в такой ситуации приходит на помощь система управления заявками и инцидентами, подобно той, что предоставляет компания vsdesk.ru. Рассмотрим основные сферы применения такой системы и непосредственные выгоды от ее внедрения.

vsdesk

Автоматизация управления заявками

Прием и обработка любых заявок должен быть полностью автоматизирован. Только так можно добиться бесперебойной деятельности функциональных подразделений для внутренних и внешних клиентов.  А задач немало. Скажем:

  • отдел кадров осуществляет непрерывной работ персонала;
  • отдел IT занимается обслуживанием всей информационной инфраструктуры компании;
  • маркетинговый отдел работает с сайтом и рекламными материалами, работает над проведением разнообразных мероприятий;
  • отдел технического обслуживания занят ремонтом оборудования;
  • секретариат непрерывно обрабатывает большие объемы корреспонденции.

Есть и немало разноплановых функций, в реализации которых участвует сразу несколько специалистов из смежных отделов. Например:

  • для приема нового сотрудника в дело вовлекаются сразу три отдела – кадров, безопасности и информационных технологий;
  • увольнение вообще подразумевает работу почти всех отделов;
  • согласование договоров осуществляется менеджерами, финансистами, юристами и службой безопасности.

И это лишь внутренняя деятельность компании. Что уж говорить о внешних инвестиционных и консультационных услугах, о проектах по внедрении, о разноплановых мероприятиях. Клиент компании – это источник непрерывных заявок и заказов на предоставление товаров или услуг, в обработке которых принимают участие технические специалисты, менеджеры и консультанты. Ну а согласование договора вообще зависит от слаженной работы основных подразделений компании.

vsdesk_2_0

Эффективный прием заявки

Кем бы не являлся заявитель, его цель проста – услуга должна быть предоставлена быстро и качественна. Если ты отправляешь заявку – ты должен быть уверен, что она не затеряется и те, в чьей компетенции она находится, сделают все необходимое.

При этом заявителя не должно интересовать, кто и за что конкретно отвечает, эти детали ему ни к чему. Заявка отправляется, контроль за ней обеспечен – и заявитель может вернуться к своей непосредственной работе.

Достижима такая функциональная схема лишь благодаря формализации, сбору нужного объема данных для оформления заявки. Кроме того, должен быть понятен и структурный путь, который пройдет исполняемая заявка. Мало того – это путь должен быть максимально оптимизирован для достижения наилучших результатов.

Заявка – это, в общем случае, документ на основе стандартного набора данных, что требуют заполнения. Обработка заявки при этом подразумевает многошаговый маршрут, на каждом этапе которого указано ее состояние. Принята ли заявка, нужно ли уточнить требования к ней, исполняется ли она, отклонена либо находится на этапе исполнения и тому подобное.

vsdesk_functions

Особенности системы управления заявками vsDesk

Рассмотрим, каким образом система vsDesk реализует комплексный режим обработки заявок и инцидентов.

vsdesk_hoto

  • Каждая заявка на обслуживание либо инцидент создаются в кратчайшие сроки в удобном интерфейсе.
  • Любая заявка привязывается к определенному сервису и конкретному исполнителю.
  • Контролировать состояние заявки можно как по SMS, так и по электронной почте.
  • Статус заявки меняется автоматически.
  • Доступная полная история заявки, за любой выбранный период времени можно сформировать соответствующий отчет.

И это лишь базовые возможности системы vsDesk. В ПРО-версии доступен многократно расширенный функционал, в частности:

  • управление уровнями SLA;
  • база активов – возможность формирования различных активов и конфигурационных единиц на их основе;
  • база знаний;
  • возможность назначения наблюдателей;
  • определение проблем на основании инцидентов;
  • полная интеграция с AD;
  • обширные возможности по резервному копированию и удаленной установке;
  • все модули системы можно доработать по желанию заказчика.

В результате, заказав полное внедрение системы, вы получите готовый к работе функциональный комплекс с заполнением необходимых справочников и обучением IT-отдела по использованию системы. Также предоставляются услуги по инсталляции vsDesk на различные операционные системы, такие как FreeBSD, интеграция с Active Directory, настройка почтовых серверов и доработка с учетом пожеланий клиента.